In augustus 2021 heeft de commissie BBV een notitie gepubliceerd waarin instructies zijn opgenomen inzake het opnemen van aanvullende informatie over de (financiële) rechtmatigheid in de provinciale jaarrekening. Een aantal onderdelen van deze instructie zijn ‘verplicht’, andere onderdelen betreffen aanbevelingen. In de vergadering van 13 december 2023 hebben Provinciale Staten de ‘kaders van de rechtmatigheidsverantwoording’ vastgesteld. Hierin staat beschreven welke onderwerpen met betrekking tot de (financiële) rechtmatigheid, naast de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording zelf, moeten worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder worden deze onderwerpen, uitgaande van het boekjaar 2024, toegelicht.
a. Verantwoording van niet-financiële onrechtmatigheden
Een niet financiële onrechtmatigheid kan zich voordoen bij de Wet fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) en onderliggende regelingen. Aan overtredingen van de Wet fido, bijvoorbeeld overschrijdingen van de kasgeldlimiet of renterisiconorm, zijn meestal geen (directe) financiële gevolgen verbonden.
Voor zover bekend heeft de hiervoor genoemde niet-financiële onrechtmatigheid zich in het verslagjaar 2024 niet voorgedaan.
b. Verantwoording van fraudes die betrekking hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening
Met betrekking tot het boekjaar 2024 zijn geen fraudegevallen bekend die het getrouwe beeld van de jaarrekening 2024 beïnvloeden.
c. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid.
Hierbij kan gedacht worden aan nieuwe of aanvullende wetgeving. Of voortschrijdend inzicht bij overheid en/of accountants wat kan leiden tot aanpassing van de bestaande wet- en regelgeving.
In 2022 is de wijziging van de wet ‘Versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen door de Tweede en de Eerste Kamer. Op basis van deze wetswijziging was het de bedoeling de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (formeel) met ingang van 1 januari 2023 te realiseren. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is er niet in geslaagd alle bijbehorende (relevante) wetgeving tijdig aan te passen. Hierdoor is deze ingangsdatum in eerste instantie gewijzigd in 1 januari 2024. Echter, genoemde aanpassingen zijn ook in 2024 nog niet doorgevoerd. Het Ministerie verwacht dit nu in de loop van 2025 te realiseren. Hierdoor geldt voor het boekjaar 2024 hetzelfde stellige advies dat het Ministerie de decentrale overheden ook heeft gegeven voor het boekjaar 2023, namelijk om voor het verslagjaar 2024 een rechtmatigheidscontrole uit te voeren en de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en op te nemen als onderdeel van de jaarrekening 2024. Dit, onder andere, omdat de al wel gewijzigde wet- en regelgeving de accountant geen grondslag meer biedt om, naast de controle op de getrouwheid, ook de controle op de rechtmatigheid nog uit te voeren over het verslagjaar 2024. De accountants controleren de rechtmatigheidsverantwoording 2024 wel op getrouwheid, omdat die onderdeel uitmaakt van de provinciale jaarrekening en beoordelen daarmee de inhoud van de door Gedeputeerde Staten opgesteld rechtmatigheidsverantwoording.
Om het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 door Gedeputeerde Staten en de uitvoering van de controle op de getrouwheid daarvan door de accountant mogelijk te maken hebben de commissie BBV en de beroepsgroep van de accountants (Nederlandse Beroepsgroep Accountants) aanvullende regelgeving vastgesteld.
In 2025 worden door het Ministerie van Binnenlandse Zaken diverse wetten aangepast om het opstellen van en de controle op de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 1 januari 2025 de juiste juridische basis te geven.
Het proces van opstellen én controleren van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 wordt nog voor het zomerreces 2025 geëvalueerd tussen Gedeputeerde Staten, de ambtelijke organisatie en de accountant. De leer- en verbeterpunten die uit deze evaluatie blijken worden meegenomen bij het proces met betrekking tot het uitvoeren van rechtmatigheidscontrole 2025 en het opstellen van de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.
d. Verwachte problemen op het gebied van (financiële) rechtmatigheid.
Onderwerpen die vallen onder dit aandachtsgebied hebben betrekking op verwachte ontwikkelingen in het komende verslagjaar die mogelijk kunnen leiden tot problemen/knelpunten op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Hierbij kan gedacht worden aan ontwikkelingen op het gebied van personeel (té weinig mensen), automatisering (nieuwe applicaties, storingen e.d.) en maatschappij (COVID e.d.).
Het is niet de verwachting dat er, als gevolg van genoemde onderwerpen, problemen ontstaan bij het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole 2025 en het opstellen van de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.
e. Verwachte knelpunten op het gebied van (financiële) rechtmatigheid.
Voor informatie over dit onderwerp verwijzen wij naar de informatie die is opgenomen bij onderdeel ‘d’.
f. Omvangrijke posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid
Naast de toelichting die is gegeven op de afwijkingen die zijn geconstateerd bij het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole 2024 zijn er geen specifieke omvangrijke posten te melden.
g. Bijzondere posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole 2024 zijn, naast de beschreven en toegelichte afwijkingen, geen bijzondere posten op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid geconstateerd.
h. Grote risico’s op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid (management by exception)
Management by exception is de wijze van leidinggeven waarbij het management vooral stuurt op afwijkingen van de norm of de verwachting. Bij de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole 2024 zijn geen grote risico’s geconstateerd, die het gevolg zijn van ‘management by exception’ geconstateerd.