Paragraaf Bedrijfsvoering

Begrotingsonrechtmatigheid

Kaders rechtmatigheidsverantwoording
In hun vergadering van 13 december 2023 hebben Provinciale Staten de kaders voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is de ‘nadere toelichting begrotingsrechtmatigheid’ die de commissie BBV op 2 november 2023 heeft gepubliceerd. Mede op basis van deze nadere toelichting hebben Provinciale Staten in hun vergadering van 13 december 2023 de kaders vastgesteld voor rechtmatigheidsverantwoording (zie artikel 5 van de ‘Kaders rechtmatigheidsverantwoording’)

Deze kaders zijn gebruikt bij de weging van de afwijkingen die zijn geconstateerd bij de controle op de begrotingsrechtmatigheid 2024. Deze afwijkingen worden hierna nader toegelicht.

Beleidsdoel 2-2

Oorzaak:
De geconstateerde overschrijding kent twee oorzaken: i) een versnelling van het onderhoudsprogramma en ii) de administratieve afwikkeling van het project Peursumsebrug en wijziging Hartelcorridor.
Ad i) à € 13,1 miljoen
Het meerjarig onderhoudsprogramma stellen we jaarlijks bij op basis van nieuwe kennis over projecten en de staat van onze infrastructuur. In 2024 hebben we bij voorjaarsnota daarom een bedrag van € 37 miljoen doorgeschoven naar 2025 en 2026. In 2024 konden door verschillende oorzaken toch meer projecten en onderhoud (€ 19,1 miljoen nadelig) worden uitgevoerd aan bijvoorbeeld de N468 en de Julianasluis. Dit kon omdat onder andere de voorbereidingstijd korter was dan verwacht, de aannemer sneller heeft gewerkt en de gunstige weersomstandigheden in het najaar.  
Niet alle geplande uitgaven zijn in 2024 gedaan (€ 4,4 miljoen voordelig). Een aantal oorzaken hiervoor zijn: 

• Er zijn minder storingen en calamiteiten opgetreden bij wegen, bruggen, vaarwegen en dynamisch verkeersmanagement. Daarnaast hebben we minder aan gladheidsbestrijding hoeven doen. 

• Het baggeren van bermsloten is nog niet volledig uitgevoerd.   

• Een deel van de onderzoeken en inspecties zijn voorbereid, maar nog niet uitgevoerd. Daarnaast is er minder verkeersdata ingewonnen.  

In 2025 en latere jaren zal het meerjarenprogramma en de begroting hierop worden aangepast.

Daarnaast was sprake van incidenteel lagere lasten op het onderhoud van gebouwen en op de inzet van inhuur binnen dit beleidsdoel van in totaal € 1,7 miljoen voordelig.

Per saldo resulteren deze voor- en nadelen tot een hoger lastenbedrag van € 13,1 miljoen dat betrekking heeft op het onderhoudsprogramma. Deze hogere lasten worden als 'acceptabel' aangemerkt, omdat ze gecompenseerd worden door direct gerelateerde baten via een onttrekking aan de egalisatiereserve Beheer en Onderhoud.

Ad ii) à € 3,6 miljoen
Uit onderzoek is gebleken dat de verbreding van de Peursumsebrug niet noodzakelijk is. Daarom hebben we besloten de verbreding van de Peursumsebrug voorlopig uit te stellen.
Door grootschalige werkzaamheden in de omgeving van de Hartelcorridor besloten we het grootschalige onderhoud uit te stellen. De scope van de Hartelcorridor is aangepast om de betrouwbaarheid van de brug op voldoende niveau te houden tot aan het onderhoud.  
De voorbereidingskosten die al gemaakt zijn mogen daardoor niet worden geactiveerd maar komen ten laste van de exploitatie (algemene middelen). Daarentegen treden de toekomstige structurele kapitaallasten niet op en valt de dekking hiervoor vrij naar de algemene middelen.  

De hogere lasten worden als 'acceptabel' aangemerkt, omdat hiervoor een krediet beschikbaar is gesteld door Provinciale Staten. De gedane uitgaven zijn passend binnen het gestelde kredietbudget, maar worden op grond van de verslaggevingsregels in de exploitatie verantwoord in plaats van op de balans.

Beheersmaatregel:
Ad i)
In de Voorjaarsnota 2025 vindt de besluitvorming plaats over het afschaffen van de financiële gesloten systemen. Als onderdeel daarvan wordt ook voorgesteld om voorzieningen in te stellen voor het groot onderhoud aan de provinciale infrastructuur en vaarwegen. De lasten van groot onderhoud komen dan direct ten laste de voorziening (balans) in plaats van via de exploitatie. Eventuele fluctuaties in de besteding van het groot onderhoud leiden dan niet langer tot een begrotingsonrechtmatigheid.

Ad ii)
Als de uitvoering van investeringsprojecten anders loopt dan vooraf was begroot, dan wordt dit via de reguliere P&C-cyclus verwerkt. We blijven daarbij aandacht schenken aan eventuele boekhoudkundige effecten. Deze wijzigingen kunnen echter niet meer verwerkt worden in de huidige P&C-cyclus nadat de Najaarsnota is toegestuurd aan PS. Via het project 'Investeringen in Zicht' voeren we in het najaar van 2025 met PS het gesprek over bestaande en eventueel te wijzigen kaderstelling voor kredieten, waarvoor deze voorbeelden vanuit de praktijk input zijn.

Beleidsdoel 4-1

Oorzaak:
De geconstateerde overschrijding betreft een overschrijding van het lastenbudget voor subsidies en inkomensoverdrachten. Op grond van de verslaggevingsregels zijn er al lasten verantwoord in 2024, terwijl in de begroting de inschatting was gedaan dat deze lasten pas in 2025 worden verantwoord. Dit betreft subsidies van de voucherregeling EFRO en Interreg, Life Sciences, Energie op bedrijventerreinen, en de MIT-regeling.

Beheersmaatregel:
De overschrijding van het lastenbudget in 2024 wordt gecompenseerd door een vrijval van het lastenbudget in 2025. Deze vrijval is opgenomen als negatieve beklemming van het voorstel tot budgetoverheveling bij de Jaarstukken 2024. Bij het opstellen van de Najaarsnota 2025 besteden we extra aandacht aan de verwachte lastneming van te verstrekken subsidies. Als het nodig is stellen we de begroting hierop bij.

Beleidsdoel 7-1

Oorzaak:
De geconstateerde overschrijding betreft een saldering van zes beleidsprestaties. Het belangrijkste onderdeel van dit saldo betreft de overschrijding van het lastenbudget door het verwerken van de definitieve lasten van specifieke uitkeringen. Die informatie was niet tijdig beschikbaar om in de Najaarsnota te kunnen verwerken. Dit betreft deels lasten vanuit 2023 die pas een jaar later, vanwege de SiSa verantwoording van de Omgevingsdiensten, verwerkt worden bij de provincie. En deels de nieuw ontvangen specifieke uitkering over 2024 die pas ná de Najaarsnota 2024 werd beschikt door het ministerie.

Deze hogere lasten worden als 'acceptabel' aangemerkt, omdat ze gecompenseerd worden door direct gerelateerde baten.

Beheersmaatregel:
Beschikkingen van specifieke uitkeringen worden gedurende het jaar vanuit de ministeries verstrekt. Indien mogelijk worden ze verwerkt via de reguliere P&C-cyclus van de provincie. Beschikkingen die worden ontvangen na het opstellen van de Najaarsnota kunnen in de huidige systematiek echter niet meer in de begroting worden verwerkt. In de ontwikkelagenda financiële kaderstelling (update 2025) hebben we al aangegeven dat we, als onderdeel van de doorontwikkeling van de P&C cyclus, uiterlijk in het derde kwartaal van 2025 met voorstellen komen of, en op welke wijze, dergelijke ontwikkelingen nog in de begroting van het lopende jaar verwerkt kunnen worden.

Beleidsdoel 1-1

Oorzaak:
De geconstateerde overschrijding betreft een saldering van twee beleidsprestaties. Het belangrijkste onderdeel van dit saldo betreft de overschrijding van de lasten inzake de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Dit heeft extra inhuur en inzet gevraagd om de systemen werkend te krijgen en te kunnen publiceren naar het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). De inwerkingtreding en het op orde brengen van de ambtelijke organisatie heeft ook extra inzet gekost, met name om alle fasen van de beleidscyclus van onderzoek tot evaluatie goed in de werkprocessen te borgen.

Beheersmaatregel:
De overschrijding van het lastenbudget op dit beleidsdoel betreft vooral arbeidskosten, waaronder de inzet van externe inhuur. Op het totaal van de arbeidskosten is echter sprake van een onderbesteding, zoals is toegelicht in de paragraaf Arbeidscapaciteit . Bij het opstellen van de Najaarsnota 2025 besteden we extra aandacht aan de wijze waarop de sturing op het totaal van de arbeidskosten zich verhoudt tot de realisatie op de afzonderlijke beleidsdoelen. Als het nodig is stellen we de begroting hierop bij.

Investeringskredieten

Oorzaak:
In de Voorjaarsnota 2024 is gemeld dat er voor het planmatig beheer en onderhoud behoefte is aan investeringsmiddelen. Om daarin te kunnen voorzien is in het Programma Zuid-Hollandse Infrastructuur (PZI) 2025-20239 voor € 57,6 aan meerjarige investeringsprojecten omgezet in exploitatieprojecten. Die lasten worden gedekt vanuit de reserve Mobiliteit. De vrijkomende investeringsmiddelen zijn toegevoegd aan het investeringskrediet voor beheer en onderhoud. Bij de controle op de concept-jaarrekening constateerde de accountant dat deze omzetting van investeringsmiddelen van bijdrage in activa van derden (= fietspaden van gemeenten) niet consistent is doorgevoerd voor alle bijdragen in activa van derden, en daarmee niet in lijn is met de verslaggevingsregels van het BBV. In de jaarrekening 2024 is deze omzetting voor het boekjaar 2024 gecorrigeerd, waardoor er € 7,5 miljoen aan lasten vanuit de exploitatie weer verantwoord is op de balans als ‘bijdragen in activa van derden’. Dit leidt tot een onderbesteding in de exploitatie, maar een overschrijding op de investeringskredieten.

De hogere lasten worden als 'acceptabel' aangemerkt, omdat hiervoor een meerjarig exploitatiebudget beschikbaar is gesteld door Provinciale Staten. De gedane uitgaven zijn passend binnen het gestelde budget, maar worden op grond van de verslaggevingsregels op de balans verantwoord in plaats van in de exploitatie.

Beheersmaatregel:
De omzetting van investeringsprojecten naar exploitatieprojecten is uitgevoerd om de vrijval aan kapitaallasten in te zetten voor investeringen van planmatig beheer en onderhoud en daarmee passend binnen de werking van het gesloten systeem Bereikbaarheid in 2024. Bijdragen in activa van derden activeren is op grond van het BBV toegestaan, maar niet verplicht. De accountant constateerde terecht dat het wel of niet activeren consistent moet worden toegepast. Wij komen uiterlijk in het 3 ^e kwartaal van 2025 met een voorstel naar Provinciale Staten over de wijze waarop we om willen gaan met bijdragen in activa van derden. In dat voorstel lichten we de regelgeving vanuit het BBV toe, maken we inzichtelijk welke opties er zijn en wat daarvan de financieel-administratieve effecten zijn. Dit voorstel is onderdeel van het project ‘Investeringen in Zicht’ waarover Provinciale Staten via de Commissie voor Onderzoek van de Rekening op 5 februari 2025 is geïnformeerd.

Exploitatie-overeenkomst

Oorzaak:
In 2023 is door Gedeputeerde Staten het besluit genomen een tijdelijke exploitatieovereenkomst aan te gaan met de vervoerder van het veer Maassluis – Rozenburg. De looptijd van deze overeenkomst bedraagt maximaal vier jaar (twee jaar met tweemaal de verlengingsoptie van één jaar). Het totale bedrag dat hoort bij deze maximale looptijd bedraagt € 4,8 miljoen. Gelet op de omvang van dit bedrag, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving, had de verlening van deze exploitatieovereenkomst Europees moeten worden aanbesteed. Hiervoor is niet gekozen, onder andere vanwege het feit dat een oplossing op korte termijn noodzakelijk was. Het uitvallen van de autoveren van het veer Maassluis – Rozenburg heeft geleid tot maatschappelijke onrust, klachten en Statenvragen. Zolang de Blankenburgverbinding nog niet is opengesteld is er behoefte aan een autoveer, maar het is vooral het langzaam verkeer dat gedupeerd is door de uitval van de veerdienst. Het onderhands gunnen van deze opdracht aan de vervoerder betrof een noodmaatregel. Het doorlopen van een volledige Europese aanbestedingsprocedure zou veel tijd in beslag nemen, waardoor genoemde maatschappelijke onrust, klachten en vragen steeds meer zouden toenemen.

Gezien het feit dat genoemd besluit onrechtmatig is betekent dat de daarbij behorende kosten die in 2024 zijn gemaakt ook onrechtmatig zijn. De exploitatiekosten 2024, behorende bij deze overeenkomst, bedragen € 1,2 miljoen.

Beheersmaatregelen:
Naar onze mening zijn geen aanvullende beheersmaatregelen nodig om herhaling van een dergelijk besluit in de toekomst te voorkomen. In het reguliere inkoopproces zijn verschillende beheersmaatregelen opgenomen die moeten voorkomen dat opdrachten ten onrechte niet Europees worden aanbesteed. De resultaten van de in 2024 en voorgaande jaren uitgevoerde controle op de Europese aanbestedingen (spendanalyse) laten zien dat deze beheersmaatregelen in voldoende mate functioneren.